Tietosuojaseloste

FriendsIn verkkosivuihin ja kilpailutustoimintaan liittyvä asiakkaiden ja yritysasiakkaiden edustajien henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuoja-asetuksen artiklojen 13 ja 14 mukainen tietosuojaseloste.

1. Rekisterinpitäjä

FriendsIn Oy
Y-tunnus: 3092152-1
Meritullinkatu 4 b 17, 00170 HELSINKI

2. Yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjän tietosuoja-asioita hoitava yhteyshenkilö on:

Harri Kalliokoski
FriendsIn Oy
info@friendsin.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Kilpailutus

Rekisterinpitäjä tarjoaa verkkosivullaan eri palveluiden tai hankintojen joukko-ostamiseen perustuvaa kilpailutuspalvelua. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja palveluiden tai tavaroiden toimittajien  lukuun sekä omiin tarkoituksiinsa (tilastointi, palvelun kehittäminen ja asiakasviestintä) eri kilpailutuksen yhteydessä, jolloin rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia tietoja jotka voivat olla yhdistettävissä luonnolliseen henkilöön ja muodostaa siten henkilötietoja ja niiden muutostietoja.

Perustiedot

  • Tiedot kohteesta johon sähkösopimus hankitaan:
    • Asumismuoto
    • Lämmitystapa
    • Ilmalämpöpumpputieto
    • Lähiosoite ja Postinumero
    • Tiedot vuotuisesta sähkönkulutusarviosta ja nykyinen sähkön myyjä (vapaaehtoinen)
    • Kilpailuttajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
    • Asunnon pinta-ala ja asukkaiden lkm
  • Sähkösopimuksen kilpailutyksen perusteella hyväksyneen asiakkaan tiedot yllä olevien lisäksi:
    • Tiedot sähkösopimuksen hyväksymisestä
    • Henkilötunnus

Muu toiminta

  • Asiakasviestintään ja yhteydenottoihin liittyvät tiedot sekä tiedot reklamaatioista ja asiakaspalautteista

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

4.1 Verkkosivusto käyttäjätiedot

Verkkosivuston käyttäjien tietoja käsitellään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksiin, arvontojen tai kilpailujen suorittamista ja voittajien tavoittamista varten sekä asiakaspalautteiden käsittelemiseksi. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden hallinnoimiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi.

4.2 Kilpailutuksen asiakkaat

Rekisterinpitäjä käsittelee kilpailutus –palvelun asiakkaiden ja/tai näiden edustajien tietoja myös parhaiden palvelun tai hyödykkeen tarjoajien etsimiseksi ja hankinnan kilpailuttamiseksi. Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakasviestinnän lähettämiseksi ja kilpailutus –palvelun kehittämiseksi.

5. Käsittelyn oikeusperusteet

5.1 Oikeutettu etu

Rekisterinpitäjän oikeus käsitellä rekisteröidyn eli asiakkaan ja/tai asiakkaan edustajan henkilötietoja perustuu osin asiakassuhteen synnyttämään oikeutettuun etuun. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaan tietoja kilpailutuksen toteuttamiseksi.

5.2 Suostumus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja suostumuksen perusteella siltä osin, kuin rekisterinpitäjä lähettää verkkosivujen käyttäjille uutiskirjeitä, suoramarkkinointia ja mahdollisesti muuta viestintää.

6. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja luovutetaan niille yhtiöille, joiden kanssa rekisterinpitäjällä on yhteistyösopimus ja joiden palveluja rekisterinpitäjä kilpailuttaa.

Henkilötietoja luovutetaan tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin, kuten toimivaltaisille viranomaisille.

Rekisterinpitäjä siirtää henkilötietoja IT-palveluntarjoajille tietojen säilyttämiseksi ja käsittelemiseksi rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan rekisterinpitäjän määrittelemiin tarkoituksiin ja rekisterinpitäjän lukuun.

7. Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

FriendsIn käytää palveluissaan Salesforce järjestelmää, mikä säilyttää henkilötietoja FriendsIn Oyn lukuun.  Olemme varmistaneet, että Salesforce.com Inc Euroopassa toimiessaan käyttää pilvipalveluita, joiden sijainti on EU alueella.  Yhtiö kuuluu myös Privacy Shield järjestelmään ja on siten luokiteltu tietoturvalliseksi tahoksi (vastaavuuspäätös, tietosuoja-artikla 45, https://www.privacyshield.gov/list)

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Kilpailutuksen yhteydessä kerättyjä tietoja säilytetään 10 vuoden ajan sen jälkeen, kun rekisteröity on edellisen kerran kilpailuttanut jonkun palvelun tai hyödykkeen rekisterinpitäjän palvelun avulla, ellei erityislainsäädäntö edellytä pidemmän säilytysajan soveltamista.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi käyttää tässä kohdassa 9 kuvattuja oikeuksiaan ilmoittamalla asiasta tämän selosteen kohdan 2 mukaiselle yhteyshenkilölle.

9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, tiedot on toimitettava yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla rekisterinpitäjälle lisäselvitystä.

9.3 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
  • rekisterinpitäjä on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi jos:

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
  • rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
  • rekisterinpitäjä ei tarvitse enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on itse toimittanut henkilötietonsa rekisterinpitäjälle esimerkiksi verkkosivujen lomakkeella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

  • käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta siirtää tietoja järjestelmästä toiseen, jos kyseisiä henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun tai lakisääteisen velvoitteen perusteella.

10. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

12. Mistä henkilötiedot on saatu (jos ei rekisteröidyltä)

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sähköisten lomakkeiden avulla rekisterinpitäjän verkkosivuilla.

Lisäksi henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös rekisterinpitäjän muista henkilörekistereistä, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta, Liikenteen turvallisuusvirasto Trafilta.

13. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä jotka ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja. Henkilötietoja käsitellään kuhunkin kilpailutukseen soveltuvan erityislainsäädännön, kuten vakuutuslainsäädännön ja sähkönmyyntiä koskevan lainsäädännön edellytysten mukaisesti.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä joilla on tarve käsitellä henkilötietoja työtehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy rekisterinpitäjän käsittelemiin henkilötietoihin.